РАБОТА С ДОКУМЕНТОМ

На данной странице мы рассмотрим следующие возможности работы с документом в системе ГАРАНТ:

  1. Представление документа
    1. 1.1. Определение статуса документа (действующий/утратил силу/не вступил в силу)
    2. 1.2. Отображение текста документа
    3. 1.3. Гипертекстовые ссылки
    4. 1.4. Меню операций с фрагментом документа
    5. 1.5. Комментарии юристов "Гаранта"
    6. 1.6. Дополнительная информация о документе
    7. 1.7. Графика в тексте
    8. 1.8. Структура документа
  2. Комментарии пользователей
    1. 2.1. Создание комментария
    2. 2.2. Поиск комментария
    3. 2.3. Работа с текстом комментария
  3. Закладки в документах
    1. 3.1. Установка закладки
    2. 3.2. Переход по закладке к фрагменту документа
    3. 3.3. Внесение изменений и удаление закладки
  4. Интеграция с MS Office
    1. 4.1. Экспорт в MS Word
    2. 4.2. Установка ссылок из MS Word и MS Outlook на документы системы ГАРАНТ

 

 

1. Представление документа

 

Благодаря удобной форме представления документа, предусматривающей особое цветовое оформление текста, гипертекстовые связи документа со всем массивом законодательства, встроенную графику и другие возможности, пользователь системы ГАРАНТ может легко ориентироваться в сложной правовой информации.

 

Работа с документом

 

 

1.1. Определение статуса документа

 

Узнать о том, когда документ вступил в силу, можно, открыв вкладку «Справка» документа, либо включив Машину времени с начала действия текущей редакции.

 

При открытии любого документа в системе ГАРАНТ происходит автоматическая онлайн-проверка его актуальности. Если в результате этой проверки система обнаруживает, что вы открыли документ, в который уже внесено изменение по сравнению с редакцией документа, имеющейся у вас, то вы будете уведомлены об этом, и вам будет предложено открыть обновленную редакцию документа в интернет-версии.

 

При открытии текста любого документа, как правило, открывается актуальная (действующая на момент последнего обновления) редакция документа.

 

Если документ уже утратил силу (или еще не вступил в силу) система ГАРАНТ сообщит об этом несколькими способами:

  1. соответствующим предупреждающим знаком Предупреждающий знак: Документ утратил силу "Документ утратил силу" или Предупреждающий знак: Документ не вступил в силу "Документ не вступил в силу", отображаемым поверх текста открытой редакции документа;
  2. отображением в дополнительном окне вкладки "Предупреждение" (как показано на следующем рисунке), содержащей поясняющий текст относительно статуса открытой редакции документа.

    Вкладка Предупреждение

 

ПРИМЕЧАНИЕ
О том, что документ утратил силу (или еще не вступил в силу), можно узнать, не открывая документа. Утратившие силу документы отмечены в списке документов пиктограммой, которая перечеркнута красным крестом. Не вступившие в силу документы отмечены в списке документов пиктограммой с красным вопросительным знаком.

Подробнее об отражении изменений в документах читайте:

Работа с редакциями документов

 

 

1.2. Отображение текста документа

 

Для наглядности отдельные элементы текста документа выделены цветом. К таким элементам относятся названия, заголовки, гипертекстовые ссылки, утратившее и не вступившие в силу фрагменты документа, комментарии юристов "Гаранта" и комментарии, созданные пользователем.

 

Например: В системе ГАРАНТ не вступивший в силу фрагмент выделен зеленой заливкой, утративший силу фрагмент выделен перечеркнутым шрифтом

 

Принятые по умолчанию в системе цвета можно изменять. Для этого необходимо обратиться к пункту Редактор стилей раздела Файл главного меню.

 

Можно увеличить или уменьшить размер шрифта открытого документа при помощи кнопок Кнопки изменени размера шрифта на панели инструментов (или прокруткой колесика мыши при нажатой клавише Ctrl).

 

Вы можете оценить информацию, представленную в консультационных материалах, с помощью кнопок Оценка Хорошо и Оценка Плохо, расположенных в правом нижнем углу документа. При нажатии Оценка Хорошо вы сообщите нам о том, что удовлетворены предложенной информацией. Нажатием Оценка Плохо вы дадите понять, что материал необходимо доработать. Ваше мнение поможет улучшить качество материалов, входящих в состав вашего комплекта.

 

 

1.3. Гипертекстовые ссылки

 

В системе ГАРАНТ реализовано единое гипертекстовое пространство. Это означает, что все документы из любых информационных блоков вашего комплекта системы ГАРАНТ объединяются в единый информационный массив и связаны друг с другом гипертекстовыми ссылками. Каждое упоминание действующего документа, входящего в состав системы, является ссылкой, которая выделяется в тексте по умолчанию голубым цветом. Ссылки на утратившие силу документы по умолчанию выделяются оливковым цветом.

 

При наведении курсора на ссылку, она подсвечивается, и появляется подсказка, отображающая название документа или объекта, на который указывает ссылка.

 

В зависимости от типа объекта гиперссылки (интернет-ссылка либо утративший или не вступивший в силу документ) курсор изменяет свой вид.

 

В системе предусмотрена возможность навигации по ссылкам в тексте документа с помощью сочетаний клавиш Alt+↑ (Предыдущая ссылка) и Alt+↓ (Следующая ссылка). Для перехода по ссылке под курсором можно воспользоваться сочетанием клавиш Alt+Enter.

 

Открыть документ по ссылке можно в текущей вкладке, в новой вкладке или в новом окне. Выбрать способ открытия документа по конкретной ссылке можно при помощи контекстного меню, которое появляется в результате нажатия правой кнопки мыши на ссылке. Режим открытия ссылок по умолчанию (т.е. в результате нажатия левой кнопки мыши на ссылке) выбирается в настройках конфигурации (раздел "Настройки интерфейса").

 

Вы можете добавлять собственные гиперссылки в тексты своих комментариев. Эти ссылки могут указывать на любой документ, список или запрос, заранее сохраненный в папке Мои документы. Таким образом, вы сможете связать произвольное место в тексте документа с другим документом, списком или поисковым запросом.

См. также:

Мои документы

 

 

1.4. Меню операций с фрагментом документа

 

В системе ГАРАНТ реализована возможность быстрого построения связей фрагмента документа с остальным массивом информации, имеющейся в системе. Напротив каждой структурной единицы документа (раздел, глава, статья, пункт, абзац), связанной с другими документами, на полях размещена кнопка открытия меню операций с фрагментом меню операций с фрагментом, открывающая выпадающее меню со следующими операциями для данного фрагмента: "Ссылки на фрагмент:", "Судебная практика", "Комментарии", "Правовой консалтинг", "Все". При наведении на строку "Все" раскрывается перечень всех доступных видов документов, которые ссылаются на данный фрагмент.

 

 

1.5. Комментарии юристов "Гаранта"

 

В процессе создания системы разработчиками устанавливается значительное число комментариев внутри документов. Комментарии добавляются, например, при внесении в документ официальных изменений, выявлении в документе противоречий положениям нормативного акта большей юридической силы, несовпадения опубликованных в разных официальных источниках текстов одного и того же документа, наличии других документов, регулирующих данный вопрос, и т.п.

 

Комментарии юристов компании "Гарант" в документе выделяются по умолчанию серой фоновой заливкой (цвет может быть изменен в настройках стилей системы) и сопровождаются логотипом Логотип.

 

По умолчанию в тексте документа отображаются информационные и аналитические комментарии, сообщающие важную информацию об особенностях применения правовой нормы.

 

При необходимости комментарии можно скрыть в текущем документе. Для этого нужно выбрать пункт Скрыть комментарии ГАРАНТа в разделе Документы/Комментарии главного меню. При этом текст комментария перестанет отображаться в документе, а на полях появится знак Логотип, при наведении курсора на который текст комментария отобразится в виде всплывающей подсказки.

 

Комментарии, информирующие об изменениях в документе, отмечены специальным знаком Комментарий об изменениях, расположенным на полях. Эти комментарии также можно скрыть, воспользовавшись пунктом Информация об изменениях выпадающего меню кнопки Меню Изменения в документе панели инструментов. Текст скрытого комментария отобразится в виде всплывающей подсказки при наведении курсора на знак Комментарий об изменениях на полях.

 

Чтобы информация об изменениях всегда была скрыта в тексте документа, необходимо в настройках конфигурации в разделе Документ в строке Показывать информацию об изменениях в тексте документа отметить пункт В свернутом виде.

 

Часто в Информации об изменениях содержится ссылка "См. текст части/пункта/статьи в предыдущей редакции". При нажатии на неё текущая редакция изучаемого фрагмента документа автоматически сравнивается с его предыдущей редакцией, и результат сравнения отображается на экране.

 

В системе ГАРАНТ также предусмотрена возможность пользователю добавлять в тексты документов собственные комментарии, о чем будет рассказано позднее.

 

 

1.6. Дополнительная информация о документе

 

Обратите внимание на ряд вкладок, расположенных в нижней части окна документа. Они используются для просмотра важной информации о текущем документе.

 

Вкладки дополнительной информации о документе

 

Так, вкладка Справка содержит сведения о вступлении в силу документа, его статусе, источнике и дате официальной публикации, внесенных изменениях и т.п. Также для некоторых документов на вкладке Справка есть возможность скачать их тексты в форматах PDF, ePUB, FB2.

 

Вкладка Аннотация позволяет ознакомиться с кратким содержанием документа. Компактная аналитическая информация составляется квалифицированными юристами компании "Гарант". Аннотация доступна для большинства нормативных актов, документов судебной практики и проектов законов.

 

Вкладка Судебная практика предоставляет возможность быстро открыть список судебных решений, которые содержат ссылки на текущий документ, а вкладка Комментарии – список аналитических материалов о текущем документе.

 

Прямо из текста документа можно перейти к графической копии его официальной публикации. Она демонстрирует, в каком виде документ был опубликован в официальном источнике. Таким образом, вы можете удостовериться, что размещенный в системе текст первоначальной редакции документа полностью аутентичен оригиналу, опубликованному в официальном источнике. Эта функция важна не только для наглядности. Распечатка графической копии документа может использоваться как аргумент в судебном разбирательстве. Доступ к графической копии осуществляется с помощью соответствующего пункта Панели задач, либо главного меню Документы/Графическая копия официальной публикации, а также ссылки См. графическую копию официальной публикации, расположенной в начале текста документа, при нажатии на которую графическая копия будет загружена с сервера Гарант и отображена в вашем интернет-браузере.

 

Графическая копия официальной публикации документа

 

 

1.7. Графика в тексте

 

Графические изображения, содержащиеся в текстах документов, можно просматривать непосредственно в тексте или в отдельном окне. Достаточно щелкнуть на изображении мышью, и оно отобразится в специальном окне, в котором доступен расширенный набор операций, позволяющих масштабировать, сохранять или распечатывать изображение.

 

 

1.8. Структура документа

 

На панели Структура документа представлены оглавление документа, отображающее иерархию его разделов, глав, статей, пунктов и других структурных единиц, списки созданных вами закладок и комментариев, ссылки на встроенные в документ объекты (рисунки, графики, таблицы в форматах внешних редакторов MS Word/MS Excel).

 

Структура документа располагается на соответствующей вкладке панели навигации. В системе ГАРАНТ предусмотрена возможность синхронной работы со структурой документа и его текстом. При выборе любого элемента на вкладке Структура документа происходит переход к соответствующей части текста документа в рабочем окне. Для быстрого отбора нужного вам элемента на панели инструментов структуры документы имеется поле контекстного фильтра.

 

Вы можете распечатать структуру документа или скопировать её в MS Word. Для этого на панели инструментов структуры документа имеются соответствующие кнопки. При этом структура документа будет распечатана либо скопирована в MS Word в том виде (с раскрытыми разделами, главами, статьями и пунктами), в котором она представлена в данный момент в системе ГАРАНТ.

 

Структура документа позволяет также выделить текст нескольких структурных частей документа (статей, глав) и напечатать или экспортировать в MS Word (либо скопировать в буфер обмена) их все одновременно. Для этого необходимо, удерживая нажатой клавишу Ctrl, отметить нужные элементы структуры (при помощи щелчка левой кнопки мыши на элементе), затем щелкнуть правой кнопкой мыши на одном из выделенных элементов оглавления и выбрать требуемое действие: печать, копирование или экспорт в MS Word.

 

Для удобного управления уровнями вложенности на панели инструментов структуры документа имеются кнопки Кнопки свернуть/развернуть структуру документа, позволяющие одновременно разворачивать и сворачивать все уровни структуры документа.

 

Также на панели инструментов структуры документа имеются кнопки Кнопки Респонденты/Корреспонденты, позволяющие получать список связанных документов определенного вида информации для выделенного курсором структурного элемента.

 

Чтобы узнать, на каком фрагменте открыт документ, не прибегая к структуре документа, достаточно подвести мышь к ползунку вертикальной полосы прокрутки документа. Всплывающая подсказка покажет, к какому фрагменту относится первая строка текста документа, видимая на экране. Аналогичная функция доступна в режиме сравнения редакций.

 

 

ПРИМЕЧАНИЕ

По умолчанию панель Структура документа отображается автоматически при открытии текста документа в системе ГАРАНТ. Данную панель можно сворачивать и разворачивать (как показано на следующем рисунке), а также открепить и закрыть (последнее делать не рекомендуется).

 

Как свернуть/развернуть панель Структуры документа в системе ГАРАНТ

 

Состояние панели Структуры документа (свернута/развернута/закрыта) запоминается между сеансами работы. Поэтому закрывать панель структуры документа не рекомендуется.

 

Если вы нечаянно закрыли панель Структуры документа, то для её восстановления проделайте следующее:
Нажмите на правую кнопку мыши над любой кнопкой панели инструментов документа, в появившемся контекстном меню выберите команду "Настройка...", в результате чего отобразится окно настройки панелей инструментов. В данном окне в поле (с раскрывающимся списком) "Объект системы" должно быть уже выбрано значение "Документ: Текст документа" (если это не так, то выберите данное значение). На вкладке "Панели инструментов" в списке "Текущие операции" (справа) следует выбрать последний пункт из имеющихся, а в списке "Доступные операции" (слева) следует найти и выбрать пункт "Структура документа", после чего переместить его в правый список "Текущие операции" (на последнее место) при помощи кнопки с изображением стрелки вправо, и в заключение нажать кнопку "Ок".

 

Окно настройки панелей инструментов

 

В результате описанных действий на панели инструментов документа появится новая кнопка, которая позволяет в любой момент включить/отключить отображение структуры документа.

 

Новая кнопка, отображающая структуру, на Панели инструментов документа

 

 

 

 

2. Комментарии пользователей

 

В тексте любого документа в системе ГАРАНТ вы можете написать неограниченное число собственных комментариев, при необходимости снабдив их гиперссылками на другие документы системы.

 

 

2.1. Создание комментария

 

При работе с документами вы можете сопровождать текст комментариями. Для этого установите курсор на комментируемый абзац и нажмите клавишу Enter. В появившуюся после комментируемого абзаца область "Мой комментарий" введите текст. Комментарии сохраняются автоматически.

 

 

2.2. Поиск комментария

 

Найти собственный комментарий в тексте документа можно по соответствующей ссылке в разделе "Мои комментарии" на вкладке "Структура документа".

 

Список всех документов, содержащих ваши комментарии, можно построить с помощью ссылки "Документы с комментариями пользователя", которая находится в папке "Мои комментарии" вкладки "Мои документы", открыть которую можно при помощи кнопки Кнопка Моя информация панели навигации. Чтобы найти фрагменты документов, к которым написаны комментарии, достаточно нажать на знак + слева от названия документа в списке.

 

 

2.3. Работа с текстом комментария

 

Непосредственно из текста комментария можно установить гипертекстовую ссылку, причем как на другой документ в системе, так и на документ или запрос, сохраненный в папке "Мои документы". Чтобы установить ссылку на другой документ в системе, достаточно его найти, открыть, и с помощью контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши, создать ссылку на документ, после чего вернуться к своему комментарию и вставить ссылку при помощи комбинации клавиш Ctrl+V.

 

Создание ссылки на документ

 

Чтобы вставить ссылку на документ или запрос, предварительно сохраненный в папке "Мои документы", необходимо выделить слово или словосочетание внутри вашего комментария, которое должно стать текстом ссылки, затем нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт "Поставить ссылку…". В открывшемся окне "Мои документы (установить ссылку на…)" выбрать документ или запрос, на который должна указывать ссылка.

См. также:

Мои документы

 

Комментарии пользователя, добавленные в текст действующей редакции документа, при появлении в документе новой актуальной редакции автоматически переносятся в её новый вариант. Таким образом, пользовательские комментарии, созданные в действующей редакции документа, всегда будут оставаться в действующей редакции в процессе эволюции (изменения) документа. Комментарий, созданный в недействующей редакции, будет присутствовать только в ней, и не будет переноситься при изменении документа.

 

Если вы хотите написать часть текста комментария особым шрифтом, выделите её и нажмите правую кнопку мыши для вызова контекстного меню. В нём предусмотрен выбор курсива, подчеркнутого, перечеркнутого и жирного шрифтов. С помощью контекстного меню вы также можете включать в свой комментарий таблицы.

 

Добавленные вами комментарии в текущем документе можно скрыть или отобразить снова с помощью раздела Документы/Комментарии главного меню. Для удаления комментария воспользуйтесь контекстным меню, вызываемым щелчком правой кнопки мыши в области Мой комментарий, и выберите команду Удалить комментарий.

 

Комментировать можно не только документ, но и справку к нему. В справку к документу комментарий пользователя вносится таким же образом, как и в текст документа.

 

 

3. Закладки в документах

 

С помощью закладок вы можете отмечать нужные фрагменты в текстах документов для последующей работы с ними.

 

 

3.1. Установка закладки

 

Чтобы установить закладку, необходимо разместить курсор в области нужного вам текстового фрагмента и нажать кнопку Меню Установить закладку панели инструментов либо воспользоваться контекстным меню, которое вызывается щелчком правой кнопки мыши. В открывшемся диалоговом окне "Мои документы (сохранить как…)" вы можете указать произвольное имя закладки и изменить текст примечания к ней. При необходимости вы можете выбрать вложенную в "Мои документы" папку, в которой создаваемая закладка будет храниться. Для сохранения закладки следует нажать в этом окне кнопку "Сохранить".

 

После сохранения закладки на поле слева от отмеченного фрагмента документа появляется знак Признак закладки.

См. дополнительно:

Мои документы

 

 

3.2. Переход по закладке к фрагменту документа

 

Список всех установленных в системе закладок можно найти в папке "Мои документы", открыть которую можно при помощи кнопки Кнопка Моя информация на панели навигации. Каждая закладка отмечается знаком Пиктограмма закладки и хранится в той папке, которая была выбрана вами в момент сохранения закладки. Переход по закладке к фрагменту документа осуществляется двойным щелчком левой кнопки мыши по названию закладки.

 

Кроме того, список установленных закладок отдельного (открытого) документа указывается в структуре документа в разделе "Закладки".

 

 

3.3. Внесение изменений и удаление закладки

 

Чтобы изменить название закладки или текст примечания к ней, необходимо открыть папку "Мои документы", отметить нужную закладку и нажать кнопку Свойства закладки (свойства закладки) панели инструментов данной вкладки (или выбрать команду "Показать свойства" контекстного меню, появляющего при щелчке правой кнопкой мыши на закладке). После внесения изменений следует нажать кнопку "Ok" внизу вкладки.

 

Для удаления закладки достаточно её отметить и нажать клавишу Delete.

 

Если требуется удалить закладку или внести в неё изменения во время работы с документом, можно воспользоваться соответствующими командами контекстного меню, которое вызывается щелчком правой кнопки мыши по знаку закладки, расположенной на полях документа.

 

 

4. Интеграция с MS Office

 

В системе ГАРАНТ реализована полномасштабная интеграция c пакетом программ Microsoft Office. Вы можете обращаться к системе ГАРАНТ из приложений MS Word и MS Outlook, работать с документами системы в приложениях MS Word и MS Excel, проставлять активные ссылки на документы ГАРАНТа из ваших документов и электронных писем.

 

 

4.1. Экспорт в MS Word

 

Из системы ГАРАНТ вы можете экспортировать в текстовый редактор MS Word любой документ или фрагмент(ы) документа, список документов, структуру документа, а также сравнительный обзор изменений документа. Для этого необходимо нажать кнопку Экспорт в MS Word панели инструментов документа и выбрать область экспорта: новый или уже открытый документ. Если в текстовый редактор необходимо перенести только часть документа, выделите интересующий вас фрагмент и нажмите указанную выше кнопку.

 

При экспорте сохраняются цвет и стиль шрифтов, а также остаются активными все гипертекстовые ссылки.

 

Вместе с выделенным текстом в виде гиперссылок экспортируется также название документа с указанием структурной иерархии выбранного фрагмента, например, главы и статьи. Чтобы экспортировать фрагменты без указания на структурную единицу, необходимо в настройках конфигурации в разделе "Документ" снять отметку с пункта "Экспортировать вместе с фрагментами текста их названия".

 

 

4.2. Установка ссылок из MS Word и MS Outlook на документы системы ГАРАНТ

 

Вы можете самостоятельно установить в своем документе или электронном письме ссылку на любой материал системы ГАРАНТ (без предварительного экспорта этого материала). Для этого необходимо найти в системе ГАРАНТ целевой документ, открыть его, нажать правую кнопку мыши, и в появившемся контекстном меню выбрать команду "Создать ссылку на документ". В результате этих действий появится сообщение о том, что ссылка на открытый документ сформирована и помещена в буфер обмена Windows. После этого нужно перейти в редактируемый документ MS Word (или письмо MS Outlook) и вставить ссылку из буфера.

 

Создание ссылки на документ

 

В результате в вашем документе появится гиперссылка в виде названия документа. При необходимости название гиперссылки в документе MS Word можно изменить на произвольный текст, щелкнув правой кнопкой мыши на ней и выбрав пункт "Изменить гиперссылку…".

 

Впоследствии при переходе по этой ссылке путем одновременного нажатия клавиши Ctrl и щелчка мышью на гиперссылке, в системе ГАРАНТ будет открыт именно тот фрагмент документа, на который вы ссылались.

 

 

Остались вопросы? Напишите нам